Accepter les réservations en ligne : comment augmenter votre chiffre d'affaires et gagner du temps

Pourquoi les réservations en ligne sont préférables aux réservations par téléphone

Une réservation par téléphone vous prend au moins deux minutes. Interruption de votre travail, prise de notes, voire des erreurs dans le nom ou le numéro de téléphone. Les réservations en ligne fonctionnent différemment : le client remplit lui-même tous les champs, et vous voyez les informations directement dans votre système.

Mais les avantages ne s'arrêtent pas là. En réservant en ligne, vous bénéficiez :

• Moins de désistements de dernière minute. Les clients qui réservent en ligne se présentent plus souvent que ceux qui appellent par téléphone. Ajoutez à cela un rappel automatique (par SMS ou e-mail), et votre taux de désistements diminuera en moyenne de 20 à 30 %.

• Une meilleure répartition de vos visiteurs. Grâce aux réservations en ligne, les clients voient en temps réel quels créneaux horaires sont encore disponibles. Ils indiquent eux-mêmes quand ils souhaitent venir. Cela permet de mieux répartir l'affluence sur la journée, au lieu que tout le monde veuille venir au même moment.

• Moins d'erreurs. Le système traite toutes les données directement. Finies les notes erronées, finis les problèmes d'interprétation. Simplement : nom, nombre de personnes, heure, c'est tout.

• Un meilleur contrôle de votre salle. Vous déterminez exactement combien de tables sont encore disponibles, quels créneaux horaires sont ouverts et comment répartir les groupes dans votre salle. Une salle de 40 personnes ? En quelques clics, vous adaptez votre capacité et réorganisez vos tables.

Qu'est-ce qui rend un bon système de réservation pratique ?

Tous les systèmes de réservation en ligne ne sont pas adaptés aux établissements de restauration. Beaucoup de systèmes sont trop compliqués, en demandent trop à vos clients ou ne s'intègrent pas vraiment à votre caisse. Alors, à quoi faut-il faire attention ?

• Gestion des tables et de la capacité. Le système doit vous aider à répartir les tables de manière intelligente. Si vous réunissez deux tables pour un groupe de six personnes, le système le détecte automatiquement. Vous voyez en temps réel combien de places il vous reste, sans avoir à faire de calculs de tête.

• Horaires flexibles. Certains jours, votre établissement affiche complet, d'autres fois, il y a moins de tables réservées. Grâce aux horaires flexibles, vous ouvrez et fermez rapidement. Fermé le lundi midi ? Capacité supplémentaire le dimanche ? Vous modifiez cela en un clic, et les clients voient immédiatement les horaires disponibles.

• Intégration à votre caisse. C'est crucial. Votre système de réservation ne doit pas être dissocié de votre système de caisse. Ils doivent fonctionner en parfaite synergie pour vous éviter toute duplication de travail. Idéal : le client réserve en ligne, et cette réservation apparaît automatiquement dans votre caisse.

• Rappels automatiques. Configurez le système pour qu'il envoie un message la veille de la réservation. Cela réduit de moitié vos absences.

• Garantie de paiement facultative. Certains clients annulent sans prévenir. Une petite caution (par exemple 5 €) évite de nombreuses réservations inutiles. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est efficace.

Comment se lancer dans les réservations en ligne ?

Vous n'êtes pas obligé de tout mettre en place d'un seul coup. Beaucoup de chefs d'entreprise commencent modestement, puis développent progressivement leur activité.

Étape 1 : Déterminez votre capacité d'accueil et vos services. Combien de tables avez-vous ? Combien de personnes par table ? Servez-vous le déjeuner, le dîner, ou les deux ? Saisissez ces informations. Il n'est pas nécessaire de les indiquer table par table ; il suffit de déterminer votre capacité d'accueil totale par service.

Étape 2 : Rendez la fonction de réservation visible. Ajoutez un bouton sur votre site web, paratagez le lien sur vos résaux sociaux, .... Plus les clients la trouveront facilement, plus ils réserveront.

Étape 3 : Activez les rappels automatiques. Il s'agit d'un réglage à effectuer une seule fois qui présente d'énormes avantages.

C'est prêt. Vraiment. Pas besoin que tout soit parfait. Mieux vaut commencer imparfaitement que d'attendre que tout soit parfait.

Qu'en est-il de la gestion des affluences ?

Pendant les heures de pointe, il se peut que vous receviez plus de demandes de réservation que vous n'avez de tables disponibles. C'est là que le système de réservation Unipage vous aide :

• Réduire la capacité de moitié. En un seul clic, vous indiquez : « Je n'accepte plus que la moitié des réservations. » Les clients voient alors qu'il n'y a plus de tables disponibles.

• Ouvrir de nouveaux créneaux horaires. Vous êtes complet à 20 h ? Ouvrez alors un créneau supplémentaire à 20 h 45 ou 21 h 15.

• Regrouper des tables. Vous êtes presque complet mais il vous reste une table pour deux personnes ? Votre système indique automatiquement que vous pouvez également accueillir des groupes de trois ou quatre personnes en regroupant des tables.

Cela peut sembler compliqué, mais en réalité, tout se passe très vite. Et les clients ne reçoivent pas le message standard « complet », mais des options réalistes que vous pouvez gérer vous-même.

Et le reste de votre système Unipage ?

Les réservations ne constituent qu'un module parmi d'autres de l'écosystème Unipage. Sa force réside dans son intégration avec les autres applications. Lorsque votre client effectue une réservation en ligne, il peut également consulter directement votre menu numérique via votre site web .

Foire aux questions

Et si mes clients devaient payer pour leurs réservations en ligne ?

Ce n'est pas obligatoire. De nombreux gérants demandent une petite caution facultative (10 ou 20 €) qu'ils vous restituent à leur retour. Cela permet d'éviter les absences sans prévenir sans pour autant dissuader les clients.

Puis-je également prendre des réservations par téléphone ?

Tout à fait. Les réservations en ligne ne remplacent pas les appels téléphoniques, elles permettent simplement de réduire leur nombre. Vous continuez à prendre des réservations par téléphone, mais vous n'avez plus besoin de tout saisir manuellement. Il vous suffit d'enregistrer la réservation dans votre système, et le tour est joué.

Combien de temps faut-il pour configurer cela ?

Avec le système de réservation Unipage, tout va très vite. Pas besoin de tout configurer à la perfection : il suffit de définir votre capacité d'accueil et vos horaires, et le tour est joué. La plupart des gérants ont réussi à le configurer en moins d'un quart d'heure.

Est-ce que cela fonctionne aussi bien pour les clients sans réservation ?

Oui. Les réservations en ligne et les clients sans rendez-vous vont de pair. Vous indiquez vos disponibilités, et ce qui reste est réservé aux clients sans rendez-vous. Le système gère les deux.

Que faire si mon établissement ne reçoit pas de réservations ?

Dans ce cas, ce n'est pas pour toi. Mais de nombreux établissements de restauration constatent que leurs clients apprécient justement de pouvoir réserver en ligne. Cela leur apporte un sentiment de contrôle et de sécurité.

Conseil pratique : effectuez vos réservations pendant les périodes creuses

Le mois de février est généralement calme. Mais grâce aux offres de réservation intelligentes , vous pouvez remédier à cela. Proposez par exemple une réservation « Early Bird » : toute personne qui réserve entre 17 h et 18 h 30 bénéficie d'une réduction de 10 %. Les clients le voient immédiatement dans le système de réservation, et vous comblez ainsi vos heures creuses.

Conclusion

Les réservations en ligne ne sont pas un luxe, mais un moyen de travailler plus efficacement, d'offrir une meilleure expérience client et de mieux répartir votre chiffre d'affaires. Pas besoin que tout soit parfait dès le départ. Commencez par les bases (capacité d'accueil, plannings, rappels automatiques), puis développez le système au fur et à mesure que vous identifiez ce qui fonctionne.

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