Karel van Tjops, een gespecialiseerde low and slow barbecuezaak in Diksmuide met een uitgebreide cateringtak, koos voor het kiosk- en kassasysteem van Unipage om de hoge personeelskosten in de horeca te beheersen. Het resultaat: snellere bediening, meer overzicht en een systeem dat juridisch volledig in orde is.
Vlees dat zeventien uur rookt op 128 graden vraagt geduld. De gasten die je daarna bedient, wat minder. Karel weet dat als geen ander. Als zaakvoerder van Tjops in Diksmuide combineert hij een specialiteitenzaak in Amerikaans low and slow barbecue met een volwaardige cateringtak: een vier- vijftal foodtrucks die wekelijks de baan opgaan naar festivals, bedrijfsfeesten en privé-evenementen door heel België.
Dat is een mooi verhaal. Het is ook een complex verhaal. Twee bedrijfsonderdelen runnen, een groeiend team aansturen, de administratie bijhouden, gasten snel en goed bedienen. Wie ooit een horecazaak heeft gerund, herkent de rekening die daar telkens weer bij komt kijken.
De personeelskost is in de horeca een van de zwaarste vaste lasten. Zeker voor een zaak als Tjops, waar kwaliteit en ambacht centraal staan, maar waar de marge tegelijk beperkt is. Karel en zijn zakenpartner begonnen actief na te denken over hoe ze die kost zo laag mogelijk konden houden zonder in te boeten op de gastervaring.
Een zelfbedieningskiosk was een van de eerste ideeën die bovenkwam. Geen tijdelijk compromis, maar een strategische keuze: als gasten zelfstandig kunnen bestellen en betalen, heeft het personeel meer tijd voor wat echt telt, namelijk het vlees en de bediening op de vloer.
De vraag was dan niet óf ze een kiosk zouden plaatsen, maar welk systeem daarvoor het meest geschikt was.
Karel koos uiteindelijk voor Unipage. Een West-Vlaams bedrijf, net als Tjops. Dat was geen toeval en ook geen bijzaak.
"Wij zijn ook van West-Vlaanderen, dus op zich vind ik het altijd wel leuk om met regiogenoten samen te werken," vertelt hij.
De regionale verbondenheid speelde mee in de beslissing, maar niet alleen dat.
De snelle levering, de bereikbaarheid van het team en de breedte van de mogelijkheden die het systeem biedt, gaven de doorslag. Unipage staat er niet alleen om het systeem te installeren, maar om samen met de ondernemer na te denken over hoe het zo goed mogelijk werkt voor zijn specifieke zaak.
"Je moet samen rond de tafel zitten, van hoe kunnen we dat systeem zo voor ons optimaal mogelijk doen," zegt Karel.
Dat overleg heeft gewerkt: na wat telefoontjes en bezoeken van mensen die vlot ter plaatse kwamen en altijd vriendelijk waren, lag er een oplossing op maat.
Het Unipage-systeem draait bij Tjops op twee pijlers: de zelfbedieningskiosk en de koppeling met het kassasysteem.
De kiosk toont het aanbod met foto's. Dat klinkt als een detail, maar het is een bewuste keuze. Pulled pork, ribben, kip op een blik: het zijn gerechten met een verhaal, maar ook gerechten die niet iedereen meteen kent. Een droge lijst met namen volstaat dan niet. Met een visueel menu kunnen gasten precies zien wat ze bestellen, wat de drempel verlaagt en de beslissing versnelt.
Eens de bestelling geplaatst en betaald is, loopt alles vlot door. Gasten krijgen hun drankje en een kwartier, twintig minuten later staat het hoofdgerecht op tafel. Voor een zaak die draait op rotatie, is dat een concreet voordeel: meer gasten op een avond, zonder extra personeel.
De koppeling met het kassasysteem is voor Karel een van de meest waardevolle elementen. Aan het einde van de dienst is alles overzichtelijk: omzet, bestellingen, historiek. En alles voldoet aan de verplichtingen van de Belgische staat.
"Voor ons is dat gewoon gebruiksgemak," zegt Karel.
Geen dubbel werk, geen handmatige controles achteraf.
Wat Tjops heeft gewonnen met het Unipage-systeem, is moeilijk in één getal uit te drukken. Het gaat over snelheid en efficiëntie, maar ook over rust: de zekerheid dat de administratie klopt, dat het systeem meegroeit, dat er iemand beschikbaar is als er een vraag is.
Karel is eerlijk over ondernemen: er zijn al slapeloze nachten geweest. Maar er zijn ook veel mooie momenten. Een systeem dat meewerkt in plaats van tegenwerkt, is dan al een groot verschil.
Personeelskosten verlagen in de horeca begint bij het herbekijken van welke taken echt mensenwerk vereisen en welke geautomatiseerd kunnen worden. Het bestelproces is daar een goed voorbeeld van: als gasten zelfstandig bestellen en betalen via een bestelscherm, heeft het personeel meer tijd voor de bediening en de keuken. Karel van Tjops in Diksmuide koos precies om die reden voor een zelfbedieningskiosk van Unipage, gekoppeld aan een kassasysteem. Het resultaat was een vlottere bediening met minder manuele handelingen aan de toonbank.
Vaste kosten in de horeca bestaan grotendeels uit huur, energie en personeel. Van die drie is personeelskost het meest variabel en dus ook het meest stuurbaar. Ondernemers die inzetten op efficiënte werkprocessen, zoals een geïntegreerd bestel- en kassasysteem van Unipage, kunnen met hetzelfde team meer gasten bedienen. Dat verhoogt de omzet per gewerkt uur zonder dat de loonkost evenredig stijgt.
Snellere bediening begint bij een vlot bestelproces. Als gasten niet hoeven te wachten aan de toonbank maar zelfstandig kunnen bestellen via een scherm, valt een belangrijk knelpunt weg. De bestelling gaat rechtstreeks door naar de keuken, de betaling is meteen verwerkt en het personeel kan zich focussen op het serveren. Bij Tjops in Diksmuide ligt de gemiddelde wachttijd na bestelling op een kwartier tot twintig minuten, ook tijdens drukke avonden.
In België zijn horecazaken verplicht te werken met een geregistreerd kassasysteem, het zogenaamde witte kassasysteem. Het geïntegreerd systeem van Unipage, waarbij de kiosk en kassa gekoppeld zijn, zorgt ervoor dat alle transacties automatisch worden geregistreerd en gerapporteerd. Dat geeft de ondernemer aan het einde van elke dienst een volledig overzicht, zonder manuele invoer of kans op fouten.
Een foodtruck of cateringbedrijf combineert vaak meerdere locaties, wisselende teams en verschillende klantformats. Een kassasysteem dat mobiel werkt en centraliseert, helpt om het overzicht te bewaren over omzet, bestellingen en rapportage. Karel van Tjops beheert vanuit één systeem zowel zijn vaste zaak als de cateringactiviteiten van zijn foodtrucks, wat hem rust geeft in de operationele opvolging.
Wat moet ik als horecaondernemer weten voor ik investeer in een digitaal bestelsysteem?
Een digitaal bestelsysteem werkt het best als je van tevoren duidelijk hebt wat je ermee wil bereiken: minder personeel aan de toonbank, snellere doorstroom, betere rapportage of een combinatie van de drie. Bespreek dat concreet met de Unipage kassaleverancier, zodat het systeem kan afgestemd worden op de specifieke werking van jouw zaak. Elke zaak is uniek, en een goed systeem past zich daaraan aan in plaats van andersom.
Tjops is een barbecueconcept is niche: de trucks zijn origineel Amerikaans, het team groeit en de catering vraagt zijn eigen planning. Het Unipage-systeem past daarin als een praktische en betrouwbare partner op de achtergrond: eentje die je niet hoeft uit te leggen hoe horeca werkt.
Voor andere ondernemers die nadenken over het optimaliseren van hun bediening en het beheersen van hun personeelskosten, is de boodschap van Karel eenvoudig: ga het gesprek aan, en zoek samen naar wat werkt voor jouw zaak.
Vraag een gratis demo aan en bekijk rustig welke modules het best passen bij jouw concept.
Wij contacteren u binnen de 24u voor een demo